Hinweisgeberschutz

Eine interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle, die nach dem Hinweisgeber- schutzgesetz einzurichten sind, führt das Meldeverfahren nach diesem Gesetz durch und ergreift die Folgemaßnahmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetzes.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über

• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt außerdem für die Meldung und Offenlegung von Informationen über

• Verstöße gegen den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne des Artikels 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und
• Verstöße gegen Binnenmarktvorschriften im Sinne des Artikels 26 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, einschließlich Vorschriften der Europäischen Union über Wettbewerb und staatliche Beihilfen.
• Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HInweisgeberschutzgesetzes fallen. Hierzu können auch missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen gehören, die dem Ziel oder dem Zweck der Regelungen in den Vorschriften oder Rechtsgebieten zuwiderlaufen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bei dem Arbeitgeber (also bei uns), bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Eingehende Meldungen werden von der Meldestelle unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert. Bei telefonischen Meldungen von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentieren. Erfolgt die Meldung im Rahmen eines persönlichen Treffens wird durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll des Treffens angefertigt. Die hinweisgebenden Person bekommt die Gelegenheit, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen.

Die interne Meldestelle

• bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
• prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt,
• hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
• prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
• ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
• ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach §dem Hinweisgeberschutzgesetz

Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

• der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
• der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
• der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität der meldenden Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, ist nicht geschützt.

Darüber hinaus darf die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, nach den in § 9 des Hinweisgeberschutzgesetz genannten Ausnahmen an die zuständige Stelle weitergegeben werden. Dies ist der Fall

• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
• von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie bei in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Vorgängen an die in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Stellen oder
• von dem Bundeskartellamt als externe Meldestelle an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb des Bundeskartellamtes sowie in den Fällen des § 49 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 4 und § 50d des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an die jeweils zuständige Wettbewerbsbehörde.

Die Meldestelle hat die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen.

Darüber hinaus dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden, wenn

• die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und
• die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.

Die Einwilligung muss für jede einzelne Weitergabe von Informationen über die Identität gesondert und in Textform vorliegen. Die Regelung des § 26 Absatz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.

Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden

• bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
• von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,
• sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
• von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie bei in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Vorgängen an die in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Stellen oder
• von dem Bundeskartellamt als externe Meldestelle an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb des Bundeskartellamtes sowie in den Fällen des § 49 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 4 und § 50d des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an die jeweils zuständige Wettbewerbsbehörde.

Beinhaltet eine interne oder eine externe Meldung oder eine Offenlegung ein Geschäftsgeheimnis im Sinne des § 2 Nummer 1 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, so ist die Weitergabe des Geschäftsgeheimnisses an eine zuständige Meldestelle oder dessen Offenlegung erlaubt, sofern  die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe oder die Offenlegung des Inhalts dieser Informationen notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken.

Die externen Meldestellen sind bei öffentlichen Stellen eingerichtete Meldekanäle und bieten natürlichen Personen, die in Erwägung ziehen, eine Meldung zu erstatten, umfassende und unabhängige Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz vor Repressalien. Dabei informieren die externen Meldestellen insbesondere auch über die Möglichkeit einer internen Meldung.

Die Meldungen werden im Rahmen der Folgemaßnahmen Dritte weitergeben,

• den Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit zur Durchführung weiterer Untersuchungen
• eine zuständige Behörde.

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der internen Meldungen ist RA Michael Panienka, Am Bach 20, 33620 Bielefeld, Telefon 0521 54605040, Fax 0521 54605049, E-Mail mp@panienka.de.

Im Rahmen der internen Meldungen verarbeitet die interne Meldestelle personenbezogene Daten zum Zwecke der Erfüllung der Aufgaben nach dem Hinweisgeberschutzgesetzes. Hierfür verarbeitet der Rechtsanwalt Kontaktdaten des Meldenden und ggf. weiterer Personen, sowie Informationen über den Inhalt der Meldung.

Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer im Hinweisgeberschutzgesetz bezeichneten Aufgaben erforderlich ist. Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch eine Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Dokumentation einer Meldung wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die interne Meldestelle gibt personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung von Unterstützungstätigkeiten (IT-Leistungen) an damit beauftragte Dienstleister innerhalb der Europäischen Union weiter. Hierbei handelt es sich um IT- Dienstleister für den Kanzleibetrieb, wie die elektronische Aktenablage.

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu verlangen. Auf Verlangen kann die Auskunft auch elektronisch erteilt werden. Sie haben das Recht eine Löschung oder Einschränkung der über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten oder eine Übertragung auf Dritte in einem von der Meldestelle verwendeten gängigen Format zu verlangen. Betroffene kann verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden.

Entsprechende Anfragen können an die Meldestelle gerichtet werden.

Beschwerde über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Meldestelle können Sie an die zuständige Aufsichtsbehörde richten.